Konfigurator oferty. Automatyzacja procesu ofertowania
01. Punkt wyjścia
Klientem był podmiot z branży IT, w którym przygotowanie oferty handlowej pozostawało procesem w całości manualnym. Każde zapytanie oznaczało otwarcie poprzedniego dokumentu, dostosowanie zakresu prac do nowego kontekstu, przeliczenie wyceny i ponowne sformatowanie pliku PDF. Średni czas realizacji tego zadania wynosił około 40 minut.
Koszt tego procesu nie kończył się na czasie. Warianty oferty wymagały przygotowania osobnych plików. Każda korekta po stronie klienta końcowego oznaczała kolejną wersję dokumentu i kolejny załącznik w korespondencji. Przy rosnącej liczbie zapytań utrzymanie spójności zakresu i wyceny pomiędzy ofertami stawało się coraz trudniejsze.
02. Rozwiązanie
Zbudowaliśmy generator ofert, który automatyzuje etap najbardziej czasochłonny: przygotowanie pierwszej wersji dokumentu.
Punktem wejścia jest zapytanie otrzymane od klienta. System analizuje jego treść, identyfikuje wskazane potrzeby i na tej podstawie kompletuje wstępny zakres oferty: elementy strony, podstrony, funkcjonalności oraz powiązane z nimi pozycje wyceny.
Wynik tej analizy nie trafia do klienta automatycznie. Jest materiałem wyjściowym dla osoby odpowiedzialnej za ofertę, która weryfikuje zakres, uzupełnia go o ustalenia z rozmowy i zatwierdza wycenę. Praca koncepcyjna i decyzja handlowa pozostają po stronie człowieka. Automatyzacji podlega wyłącznie warstwa odtwórcza.
03. Przebieg procesu
- Wprowadzenie zapytania do systemu, w formie tekstu lub pliku otrzymanego od klienta.
- Automatyczna analiza treści i wygenerowanie wstępnego zakresu oferty.
- Weryfikacja i uzupełnienie dokumentu przez osobę prowadzącą.
- Wygenerowanie dokumentu i przekazanie go klientowi.
Obsługa zapytań w dowolnym formacie
Zapytania rzadko przychodzą w jednolitej formie. Część klientów opisuje potrzeby w treści wiadomości, część przesyła brief jako plik PDF lub dokument Word. System obsługuje oba warianty: treść zostaje wyodrębniona z pliku i przekazana do analizy w tej samej ścieżce co tekst wprowadzony ręcznie. Etap przepisywania wymagań znika z procesu.
Rola modelu językowego
Za analizę zapytania odpowiada model językowy zintegrowany przez Anthropic SDK. Jego zadaniem jest rozpoznanie potrzeb opisanych w zapytaniu i przypisanie ich do pozycji z katalogu usług. Wycena opiera się na regułach zdefiniowanych w systemie, nie na estymacji modelu. To rozróżnienie jest istotne: sztuczna inteligencja porządkuje treść zapytania, natomiast liczby pochodzą z kontrolowanego cennika.
Generowanie dokumentu
Dokument końcowy renderowany jest z komponentów Reacta przez Puppeteer. Każda oferta zachowuje identyczny układ, typografię i strukturę sekcji, niezależnie od zakresu prac i osoby przygotowującej. Wysyłka odbywa się bezpośrednio z systemu, bez pośrednictwa zewnętrznych narzędzi.
Wykorzystane technologie
- Frontend: React 18, Vite, TypeScript, Tailwind CSS, React Router
- Backend: Node.js 20, Fastify 5, TypeScript
- Baza danych: PostgreSQL 16, Prisma ORM
- Generowanie dokumentów: React i Puppeteer, parsowanie plików wejściowych przez pdf-parse oraz mammoth
- Uwierzytelnianie: JWT w ciasteczku httpOnly (@fastify/jwt)
- Walidacja i integracje: Zod, Nodemailer, Anthropic SDK, generowanie kodów QR
Wdrożenie od pierwszej linii kodu do wersji produkcyjnej zajęło 4 tygodnie.
04. Rezultaty
Czas przygotowania oferty skrócił się z około 40 do 2 minut. Zmiana dotyczy jednak nie tylko efektywności pracy.
Odpowiedź na zapytanie wychodzi w dniu jego otrzymania, co bezpośrednio wpływa na pozycję firmy w procesie decyzyjnym klienta. Przygotowanie wariantu oferty przestało oznaczać powtórzenie całej pracy od początku. Wszystkie dokumenty zachowują jednolitą strukturę i porównywalny poziom szczegółowości niezależnie od osoby prowadzącej i skali projektu.
Ten sam model wdrażamy w firmach, których proces sprzedaży opiera się na ofertowaniu powtarzalnych, ale konfigurowalnych zakresów prac.
